Makigami można traktować jako formę analizy strumienia wartości dostosowaną do procesów, w których nie przepływa fizyczny produkt. Mapa pozwala zobaczyć cały proces w jednym miejscu, wskazać miejsca oczekiwania, zbędne czynności, problemy komunikacyjne oraz punkty, w których informacje są przepisywane, przekazywane lub wielokrotnie sprawdzane.

Z czego składa się Makigami?

Analiza Makigami obejmuje cztery główne obszary:

1. Czynności i osoby wykonujące proces – pokazujemy kolejne etapy procesu oraz osoby lub działy odpowiedzialne za ich realizację.

2. Dokumenty, zbiory danych i kanały komunikacji – określamy, jakie informacje są wykorzystywane w poszczególnych etapach, skąd pochodzą i w jaki sposób są przekazywane, np. przez e-mail, system ERP, arkusze Excel, formularze czy komunikatory.

3. Analiza czasowa – sprawdzamy zarówno rzeczywisty czas wykonywania poszczególnych czynności, jak i czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi etapami procesu.

4. Identyfikacja problemów – zaznaczamy miejsca, w których występują opóźnienia, błędy, brak informacji, niejasna odpowiedzialność, zbędne działania czy konieczność ponownego wykonywania tej samej pracy.

Dzięki temu Makigami pozwala nie tylko opisać proces, ale przede wszystkim zobaczyć, gdzie rzeczywiście tracony jest czas i co utrudnia płynny przepływ pracy.

Zastosowanie Makigami

Makigami znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie proces przebiega głównie przez ludzi, systemy i informacje, a nie przez kolejne stanowiska produkcyjne. Szczególnie dobrze sprawdza się w procesach, które z pozoru wydają się proste, ale w praktyce angażują wiele osób, wymagają przekazywania danych między działami i zawierają dużo oczekiwania.

Dobrym przykładem jest obsługa zamówienia klienta. Zamówienie trafia do handlowca, następnie do działu realizacji, planowania, magazynu, księgowości lub logistyki. Na każdym etapie ktoś może uzupełniać dane, sprawdzać dostępność, zatwierdzać warunki albo czekać na odpowiedź innej osoby. Makigami pozwala zobaczyć cały ten przepływ i wychwycić momenty, w których proces się zatrzymuje, informacje są przepisywane albo odpowiedzialność za kolejny krok nie jest jasna.

Metodę można również wykorzystać do analizy procesu ofertowania. Jeżeli przygotowanie oferty wymaga udziału handlowca, technologa, działu zakupów i osoby zatwierdzającej cenę, mapa szybko pokaże, ile czasu rzeczywiście zajmuje praca nad ofertą, a ile oczekiwanie na dane i decyzje.

Kolejnym obszarem jest planowanie produkcji. Sam plan może powstawać w kilka minut, ale wcześniej konieczne jest zebranie informacji o zamówieniach, dostępności materiałów, obciążeniu maszyn, terminach dostaw czy absencjach pracowników. Makigami pomaga zobaczyć nie tylko czynność tworzenia planu, ale cały system informacji, który do niej prowadzi.

Bardzo często metoda sprawdza się także w procesach reklamacyjnych. Reklamacja może przechodzić przez dział handlowy, jakość, produkcję, logistykę i księgowość. Jeżeli każda z tych osób pracuje w innym systemie lub komunikuje się przez e-mail, łatwo o opóźnienia, brak pełnych danych albo wielokrotne pytania o te same informacje. Mapa pozwala wskazać te miejsca i zaprojektować prostszy przebieg procesu.

Makigami można wykorzystać również w takich obszarach jak:

• zakupy i akceptacja zamówień,
• rekrutacja i onboarding pracowników,
• fakturowanie i obieg dokumentów,
• przygotowanie wysyłek,
• obsługa zgłoszeń serwisowych,
• wdrażanie nowych produktów,
• przygotowanie dokumentacji technicznej,
• planowanie pracy zespołu,
• procesy administracyjne i księgowe.

W praktyce metoda jest szczególnie wartościowa wtedy, gdy firma słyszy od pracowników: „ciągle na coś czekamy”, „nie wiadomo, kto ma to zrobić”, „te same dane wpisujemy w kilku miejscach” albo „proces jest prosty, tylko zawsze długo trwa”. W takich sytuacjach problem najczęściej nie leży w pojedynczym zadaniu, lecz w całym przepływie.

Dobrze przygotowana mapa Makigami pozwala więc spojrzeć na proces od początku do końca i oddzielić czas rzeczywistej pracy od czasu oczekiwania. To często prowadzi do bardzo konkretnych zmian: ograniczenia liczby akceptacji, uproszczenia obiegu dokumentów, zmiany odpowiedzialności, usunięcia zbędnych kroków albo przeniesienia danych do jednego systemu.

Największą zaletą Makigami jest to, że pozwala zobaczyć proces jako całość. Zamiast optymalizować pracę jednego działu, można sprawdzić, czy usprawnienie w jednym miejscu nie powoduje problemów w innym. Dzięki temu metoda dobrze wspiera projektowanie procesów, które są nie tylko szybsze, ale przede wszystkim prostsze i bardziej przewidywalne.