Wykres Gantta – jak zrobić?

Stworzenie harmonogramu Gantta w programie Excel. Zobacz instrukcje jak to zrobić krok po kroku.

Żyjemy w świecie, w którym codziennie realizowane są jakieś projekty. Te małe, nieskomplikowane, nie wymagające dużych zasobów, licznych zespołów i wsparcia zaawansowanych narzędzi, oraz te duże, które wymagają wszystkich wspomnianych elementów i jeszcze więcej. Skuteczna realizacja projektów czy też po prostu złożonych zadań wymaga jasnej komunikacji i przejrzystego podziału zadań. Jednym ze sposobów na stworzenie precyzyjnego harmonogramu pracy jest tzw. Diagram Gantta obecny już od końcówki wieku XIX.

Wykres Gantta to graficzne przedstawienie harmonogramu prac w danym projekcie czy też zadaniu. Jest dużym ułatwieniem do zarządzania projektami. Konstrukcja diagramu gantta to kaskadowe zestawienie zadań, operacji, czynności lub procesów wraz z czasem ich trwania. Na osi X znajduje się zazwyczaj oś czasu. Jednostki czasu jakimi posługujemy się na wykresie Gantta zależą od tego co obrazujemy. Jeśli diagram Gantta przedstawia harmonogram produkcji wyrobów z kilkutygodniowym czasem realizacji to z powodzeniem możemy wykorzystać jako jednostkę właśnie jeden tydzień. Jeżeli zaś na wykresie gantta przedstawiamy rozkład czynności w procesie, np.: do wykonania karty standaryzacji pracy, to wówczas możemy posłużyć się minutami lub nawet sekundami jeśli operacje są krótkie. Oś Y to Lista zadań do wykonania lub np. lista operacji w procesie.

Poniżej zamieściliśmy bardzo prosty diagram Gantta, który przedstawia w sposób kaskadowy kolejne kroki operacji przezbrojenia.

Oś pozioma to właśnie oś czasu wyrażona w minutach. Oś pionowa to kolejne operacje przezbrojenia.

Konstrukcja wykresu Gantta nie jest niczym skomplikowanym. Jedyne informacje i dane jakie są potrzebujesz to:

• Nazwa czynności/zadania/działania
• Czas rozpoczęcia czynności/zadania/działania
• Czas trwania czynności/zadania/działań

Myślę, że najpopularniejszym narzędziem do tworzenia wszelkiego typu wykresów jest Excel. Wykonajmy, więc prosty wykres gantta Excel.

Krok 1: Wypisz czynności/zadania, które chcesz pokazać na wykresie.

Krok 2: Określ jednostki czasu.

W Excelu musisz posługiwać się jednolitą jednostką czasu. Jeżeli w czasie trwania cyklu część czynności zajmuje sekundy, a inna część minuty to musisz przyjąć jedną z nich.

Krok 3: Dodaj czasy trwania czynności/operacji/zadań.

Krok 4: Dodaj czasy rozpoczęcia czynności.

Czas rozpoczęcia pierwszej czynności na liście to zawsze zero. Jest to początek osi X i tutaj raczej nic się nie zmieni. Natomiast czas rozpoczęcia każdej kolejnej czynności to suma czasu rozpoczęcia poprzedniej i czasu trwania bieżącej czynności. Na poniższym zdjęciu widzisz prostą formułę, którą musisz wprowadzić w komórkę z czasem rozpoczęcia czynności nr 2 i następnie przeciągnąć na pozostałe pozycje.

Krok 5: Wstaw wykres.

Na początku musisz zaznaczyć źródło danych do wykresu. Będziemy potrzebować tylko danych, więc nie zaznaczam komórek z nagłówkami, a jedynie wnętrze kolumn z czynnościami i czasami.

Będziemy się posługiwać wykresem słupkowy w wariancie skumulowany.

Powinieneś otrzymać wykres taki jak na poniższym zdjęciu. Mogą pojawić się niewielkie różnice w zależności od wersji Excel z jakiej korzystasz aktualnie.

Krok 6: Formatowanie.

Musimy zrobić jeszcze kilka rzeczy aby wyglądało to jak powinien. Najpierw zmieńmy kolejność serii danych, tak aby pomarańczowe paski, wyznaczające czas rozpoczęcia, znalazły się po lewej stronie. Zaznacz obszar wykresu i użyj na nim prawego przycisku myszy. Z listy wybierz pozycję „Zaznacz Dane”. Następnie w okna edycji źródła danych zaznacz „Serie1” i użyj strzałki zmiany kolejności.

Potwierdź wybór przyciskiem OK

Kolejną czynnością będzie zmiana kolejności danych na osi pionowej tak aby czynność pierwsza znalazła się na szczycie wykresu.

Zaznacz oś pionową i użyj na niej prawego przycisku myszy. Z listy wybierz pozycję formatuj oś. Użytkownicy Excela w wersjach starszych niż 2013 dostaną okienko z opcjami, natomiast użytkownikom nowszych wersji po wybraniu tego polecenia rozwinie się karta opcji po prawej stronie arkusza. Należy odnaleźć na niej polecenie „Kategorie w kolejności odwrotnej” i oznaczyć je jako aktywne.

Krok 7: Ostatni krok to ukrycie serii pomarańczowej. Zaznacz jeden z pomarańczowych pasków na wykresie. Spowoduje to automatyczne zaznaczenie całej serii. Następnie z karty formatowanie wybierz polecenie „Wypełnienie” i ustaw jego wartość na „Brak wypełnienia”

Pamiętaj, że nazwy kart, ich rozmieszczenie czy rozmieszczenie poleceń wewnątrz, oraz ich nazwy mogą się różnić w zależności od wersji Excela, z której korzystasz. Powinieneś otrzymać rezultat jak na poniższym zdjęciu.

Na koniec warto byłoby wykonać jeszcze kilka operacji stylistycznych tj. ukryć legendę, nadać wykresowi odpowiedni tytuł, może nieco zwiększyć czcionki danych na osiach. Tę część pozostawiam już do wykonania Tobie.

Sprawdź aplikację do Zarządzania Produkcją, która została stworzona po to, by usprawnić procesy w firmach produkcyjnych. To rozwiązanie szyte pod wymagania tej specyficznej branży!

Już na wstępie zaznaczyłem, iż kolebką wykresu jest Zarządzanie Projektami jednak jego wykorzystanie jest identyczne jak w innych przypadkach. Klasyczne metody zarządzania projektami opierają się na podziale pracy w postaci tak zwanego wodospadu. Jest to sztywna sekwencja etapów do zrealizowania, przy czym kolejny nie może rozpocząć się przed zakończeniem poprzedniego. Gantt pozwala na dokładne zobrazowanie takiego stanu rzeczy. Mało kto w dzisiejszych czasach korzysta wyłącznie z klasycznych metod, co więcej mało kto korzysta tylko z jednego podejścia czy też tylko jednej metody zarządzania projektami. Oczywiście nie zmienia to faktu, że wykres Gantta pozostaje nieocenionym wsparciem w każdym z tych wariantów. Poniższy przykład przedstawia zobrazowanie równoległości wykonania zadań na wykresie Gantta. Złożone projekty często angażują dużo ludzi z różnych dyscyplin co pozwala na wykonywanie pewnych etapów projektu równocześnie. Taka sytuacja ma miejsce na poniższym wykresie.

Gantt jest integralną częścią niemal każdego narzędzia do planowania i harmonogramowania produkcji. Problem z planowaniem produkcji jest ponadczasowy i powszechny. Mam n zasobów (maszyn, surowców, narzędzi, czas dostępny parku maszynowego) i n zamówień/projektów/zleceń do wykonania. Skąd mam wiedzieć kiedy i na jakiej maszynie mam uruchomić produkcję, żeby wyrobić się ze wszystkim na czas? Jeżeli do naszego Excel dorzucimy trochę zależności to wówczas diagram Gantta jest idealnym sposobem na ich przedstawienie, co czyni z niego bardzo przydatne narzędzie w planowaniu pracy i zarządzania projektami.

Wykres gantta przykład – jeżeli chcesz poznać szczegóły tych zależności to zapraszam Cię na naszą platformę kursylean.pl gdzie możesz znaleźć w pełni darmowe narzędzie do planowania produkcji oparte na arkuszu kalkulacyjnym.

Korzyści ze stosowania wykresu:

• Wizualizacja dostarcza wielu cennych informacji. Przede wszystkim pomaga ułożyć sekwencję czynności do wykonania dla danej operacji i dostarcza informacji o tym ile czasu powinna trwać. Jest zatem świetną ilustracją planu pracy
• Patrząc na harmonogram możemy również szybko namierzyć wąskie gardła w procesie (jeżeli oczywiście wykres dotyczy czasów trwania procesu). Daje nam to na tacy czynność, którą powinniśmy optymalizować w pierwszej kolejności aby osiągnąć jeszcze lepsze rezultaty.
• Na wykresie Gantta możemy szybko ocenić, które czynności możemy wykonywać równolegle z innymi.
• Gantt to też bardzo przejrzysty sposób przekazania planu prac. Jest łatwy w odczytaniu i zrozumieniu dla każdego

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz sprawniej i efektywniej zarządzać procesami w swojej firmie?

Sprawdź nasze szkolenie zamknięte, które dotyczy zarządzania procesami.

Szkolenie skierowane jest do kadry kierowniczej firm produkcyjnych: liderów, brygadzistów, kierowników działów produkcji, UR, jakości.