Kiedy analiza Pareto przynosi największą wartość?

Najbardziej pomaga wtedy, gdy firma ma wiele problemów, a zasoby na ich rozwiązywanie są ograniczone. Zamiast wybierać temat na podstawie najgłośniejszej reklamacji lub intuicji, można oprzeć decyzję na liczbach.

• Jakość: które rodzaje wad odpowiadają za największą liczbę niezgodności?
• Utrzymanie ruchu: jakie awarie generują najdłuższe postoje?
• Produkcja: które przyczyny poprawek zabierają najwięcej roboczogodzin?
• Magazyn: jakie błędy najczęściej opóźniają kompletację?
• Obsługa klienta: które kategorie reklamacji pochłaniają najwięcej czasu?

Nie zawsze warto liczyć tylko zdarzenia. Czasami jedna rzadka awaria kosztuje więcej niż kilkadziesiąt drobnych zatrzymań. Dlatego przed przygotowaniem wykresu trzeba ustalić, co dokładnie chcemy mierzyć.

Zasada Pareto 80/20 – na czym polega?

Zasada Pareto, nazywana regułą 80/20, mówi o sytuacjach, w których stosunkowo niewielka część czynników odpowiada za znaczną część rezultatu. Nazwa pochodzi od Vilfreda Pareta, który badał nierównomierne rozkłady w ekonomii. Później Joseph Juran spopularyzował takie spojrzenie w zarządzaniu jakością, wskazując na znaczenie najważniejszych spośród wielu problemów.

Nie jest to jednak sztywne prawo, zgodnie z którym zawsze dokładnie 20% przyczyn daje 80% skutków. Rzeczywisty rozkład może wynosić 70/30, 85/15 albo wyglądać zupełnie inaczej. Analiza służy właśnie do tego, by sprawdzić faktyczne proporcje, zamiast je zakładać.

Wyobraź sobie fabrykę, w której występuje dziesięć kategorii reklamacji. Dwie z nich odpowiadają za 65% wszystkich zgłoszeń. Choć nie jest to klasyczne 80/20, wniosek nadal jest użyteczny: te dwa obszary powinny znaleźć się wysoko na liście tematów do sprawdzenia.

Wad krytycznych i zagrożeń bezpieczeństwa nie wolno odkładać tylko dlatego, że są rzadkie.

Jak wygląda diagram Pareto-Lorenza?

Klasyczny diagram Pareto zawiera dwa elementy: słupki oraz linię skumulowanego udziału procentowego. Na osi poziomej znajdują się kategorie, np. rodzaje wad. Na lewej osi pionowej pokazujemy liczbę, koszt albo czas. Na prawej – procent skumulowany od 0 do 100%.

Słupki ustawia się malejąco: najwyższy po lewej, najniższy po prawej. Linia skumulowana rośnie wraz z dodawaniem kolejnych kategorii i kończy się na poziomie 100%.

Czytając wykres, można szybko odpowiedzieć na trzy pytania: która kategoria jest największa, jaki udział mają dwie lub trzy pierwsze oraz ile problemów obejmiemy, jeśli zajmiemy się wybraną grupą.

Diagram Pareto-Lorenza – liczba niezgodności oraz narastający udział procentowy. Dane ilustracyjne.

Jak zrobić diagram Pareto krok po kroku?

Aby wykres pomagał podejmować decyzje, najpierw trzeba zadbać o porównywalność danych. Poniższe kroki sprawdzą się w firmie produkcyjnej, magazynie i dziale jakości.

Krok 1. Określ problem i okres analizy

Zdecyduj, co analizujesz: liczbę wad, czas awarii, koszty reklamacji czy opóźnienia dostaw. Wybierz też okres, np. ostatni miesiąc. Nie mieszaj liczby zgłoszeń z kosztami w tej samej serii.

Krok 2. Zbierz i uporządkuj dane

Dane mogą pochodzić z kart kontroli, rejestrów awarii, ERP, systemu jakości lub prostego arkusza. Ustal jednoznaczne nazwy kategorii. „Błędny wymiar” i „odchyłka wymiarowa” nie powinny przypadkowo trafić do dwóch oddzielnych grup, jeśli opisują to samo zjawisko.

Krok 3. Podsumuj każdą kategorię

Policz liczbę zdarzeń lub zsumuj wybraną miarę dla każdej kategorii. Zadbaj, aby suma odpowiadała danym źródłowym. Jeśli jedno zdarzenie może mieć kilka rodzajów wad, jasno określ sposób liczenia.

Krok 4. Posortuj dane malejąco

Największa wartość powinna znaleźć się na początku tabeli. Dzięki temu wykres od razu pokaże najczęściej występujące lub najkosztowniejsze kategorie.

Krok 5. Oblicz udziały procentowe

Podziel wartość każdej kategorii przez sumę wszystkich wartości i pomnóż przez 100%. W ten sposób dowiesz się, jaka część problemu przypada na każdą grupę.

Krok 6. Oblicz udział skumulowany i zbuduj wykres

Dodawaj udziały kolejnych kategorii. Pierwszy punkt krzywej będzie równy udziałowi największej kategorii, a ostatni powinien wynosić 100%. Na wykresie połącz słupki z linią skumulowaną.

Krok 7. Wyciągnij wnioski i ustal dalsze działania

Sprawdź, gdzie koncentruje się większość strat. Następnie oceń koszty, ryzyko i możliwość wpływania na problem. Diagram Pareto pomaga wybrać kierunek analizy, ale nie zastępuje analizy przyczyn źródłowych ani planu działań korygujących.

Diagram Pareto – przykład z firmy produkcyjnej

Załóżmy, że firma produkująca elementy metalowe zarejestrowała w ciągu miesiąca 100 niezgodności. Kierownik chce ustalić, którym problemom poświęcić uwagę w pierwszej kolejności. Zespół zebrał wyniki kontroli jakości i przypisał każdej niezgodności jedną dominującą kategorię.

To przykład ilustracyjny, przygotowany do pokazania metody. Nie są to wyniki konkretnego projektu Lean Action Plan.

Co wynika z tego zestawienia?

Zarysowania stanowią 42% wszystkich niezgodności. Po dodaniu problemów wymiarowych otrzymujemy 70%, a trzy pierwsze kategorie odpowiadają łącznie za 86% zgłoszeń.

Na tym etapie wynik podpowiada, że warto dokładniej przyjrzeć się zarysowaniom i odchyłkom wymiarowym.

Jednocześnie trzeba zachować ostrożność. Jeśli wada spoiny powoduje wysokie koszty naprawy lub zagraża bezpieczeństwu, może mieć wyższy priorytet mimo mniejszej liczby zdarzeń.

Kolejny krok: sprawdzenie, na jakich produktach, zmianach i stanowiskach pojawiają się zarysowania. Dopiero potem można zdecydować, czy problemem jest transport, odkładanie detali, pakowanie czy coś innego.

Jak obliczyć udział procentowy i skumulowany?

Wróćmy do tych samych 100 zgłoszeń. Udział procentowy kategorii to jej liczba podzielona przez sumę wszystkich zdarzeń.

Udział kategorii = (liczba zdarzeń w kategorii / łączna liczba zdarzeń) × 100%

Dla zarysowań otrzymujemy 42 / 100 × 100% = 42%. Dla niezgodności wymiarowych wynik wynosi 28%, a dla wad spoin – 16%.

Udział skumulowany to suma udziałów od pierwszej kategorii do bieżącej:

• po pierwszej kategorii: 42%,
• po drugiej: 42% + 28% = 70%,
• po trzeciej: 70% + 16% = 86%,
• po czwartej: 86% + 9% = 95%,
• po piątej: 95% + 5% = 100%.

Właśnie te wartości tworzą linię skumulowaną. Dzięki niej wykres pokazuje nie tylko wielkość pojedynczych słupków, ale też udział kolejnych grup w całym problemie.

Jeśli suma skumulowana nie kończy się na 100%, sprawdź zakresy formuł i zaokrąglenia. Gdy danych jest wiele, różnice rzędu setnych części punktu procentowego mogą wynikać z wyświetlania zaokrąglonych wartości.

Jak zrobić wykres Pareto w Excelu?

Wykres można przygotować w zwykłym arkuszu. Nie potrzebujesz do tego systemu MES ani dodatkowej aplikacji. Wystarczy tabela z nazwami kategorii i wartościami.

Wariant 1. Diagram Pareto z tabeli i wykresu kombinowanego

To dobry sposób, jeśli chcesz samodzielnie kontrolować słupki oraz linię procentową.

1. W kolumnie A wpisz kategorie niezgodności, a w kolumnie B ich liczby.
2. Posortuj wiersze malejąco według kolumny B.
3. W kolumnie C policz udział każdej kategorii.
4. W kolumnie D policz udział skumulowany.
5. Zaznacz dane i wstaw wykres kombinowany: liczba zdarzeń jako kolumny, udział skumulowany jako linia.
6. Dla linii ustaw oś pomocniczą i skalę procentową od 0% do 100%. Dodaj tytuł oraz opisy osi.

Jeśli wartości znajdują się w komórkach B2, zastosuj następujące formuły w polskiej wersji Excela:

• W komórce C2: =B2/SUMA(B2:B6)
• W komórce D2: =SUMA(C2:C2)

Skopiuj obie formuły w dół do wiersza 6 i ustaw format procentowy. Nie obejmuj wiersza „Razem” zakresem danych wykresu.

Wariant 2. Wbudowany wykres Pareto w Excelu

W nowszych wersjach Excela, w tym Microsoft 365, można wybrać Wstawianie → Wykres statystyczny → Pareto. Program może automatycznie zliczać i porządkować kategorie, zależnie od postaci danych wejściowych.

Warto sprawdzić, jak Excel interpretuje przygotowaną tabelę. Jeśli dane są już zagregowane i zależy Ci na dokładnie określonej linii skumulowanej, wykres kombinowany daje większą kontrolę.

Najważniejsze nie jest to, jak efektownie wygląda wykres w Excelu, lecz czy przedstawia poprawne dane i prowadzi do rozsądnych wniosków.

Diagram Pareto według liczby wad i kosztów – co analizować?

W produkcji najczęstszy problem nie musi być najdroższy. To jedna z ważniejszych rzeczy, o których łatwo zapomnieć podczas pracy z Pareto.

Załóżmy, że usunięcie pojedynczego zarysowania kosztuje średnio 25 zł, a naprawa wadliwej spoiny – 350 zł. Wtedy obraz kosztów wygląda zupełnie inaczej niż ranking liczby zgłoszeń.

W pierwszym zestawieniu dominowały zarysowania. W rankingu kosztów na pierwsze miejsce wychodzą wady spoin, mimo że występują rzadziej. Odpowiadają za około 54% przykładowych kosztów.

Dlatego czasem warto przygotować dwa wykresy: jeden dla liczby niezgodności, drugi dla ich kosztu. Takie porównanie pomaga odróżnić problem częsty od problemu szczególnie dotkliwego finansowo.

Podobnie w utrzymaniu ruchu można osobno analizować liczbę awarii i ich łączny czas. Jeśli chodzi o ryzyko bezpieczeństwa, ocenę należy prowadzić również według ciężkości możliwych skutków – nie tylko częstotliwości.

Diagram Pareto a analiza ABC – jakie są różnice?

Analiza Pareto i analiza ABC bazują na podobnym sposobie myślenia: nie wszystkie pozycje mają taką samą wagę. Inaczej jednak wykorzystuje się ich wyniki.

Diagram Pareto służy przede wszystkim do pokazania, jak wybrane kategorie składają się na określoną wielkość – np. liczbę reklamacji, koszt niezgodności albo czas przestojów.

Analiza ABC dzieli pozycje na grupy A, B i C według przyjętego kryterium. W magazynie może to być roczna wartość zużycia materiałów, dzięki której firma różnicuje częstotliwość kontroli i zasady uzupełniania zapasów.

Nie ma obowiązku, aby grupa A obejmowała dokładnie 20% indeksów. Progi należy dostosować do danych i przyjętych zasad zarządzania. Podobieństwo metod nie oznacza, że są tym samym narzędziem.

Jak wykorzystać wyniki Pareto do rozwiązywania problemów?

Po zakończeniu analizy często pojawia się pokusa, by od razu wdrożyć rozwiązanie. Skoro dominują zarysowania, kupmy nowe opakowania. Tylko czy wiemy, gdzie powstaje wada? Może produkt rysuje się już na stanowisku obróbki, zanim dotrze do pakowania.

Diagram Pareto wskazuje priorytet, a nie przyczynę źródłową. Dlatego warto połączyć go z innymi metodami:

• Diagram Ishikawy – porządkuje możliwe przyczyny wybranego problemu, np. zarysowań. Zobacz jak przygotować diagram Ishikawy.
• 5 Why – pomaga pogłębiać analizę konkretnego ciągu przyczyn.
• RCA (Root Cause Analysis) – służy metodycznemu ustalaniu i weryfikacji przyczyn źródłowych.
• Raport A3 – pozwala zapisać problem, analizę, działania, odpowiedzialnych i efekty. Sprawdź raport A3 w praktyce.

Wracając do przykładu zarysowań, zespół może przeanalizować miejsce występowania wad, sposób transportowania detali, stan powierzchni odkładczych i standard pakowania. Po potwierdzeniu przyczyny przygotowuje działania, a po ich wdrożeniu ponownie mierzy liczbę niezgodności.

Właśnie tak analiza staje się początkiem konkretnego usprawnienia, a nie tylko wykresem pokazanym na odprawie.

Najczęstsze błędy podczas analizy Pareto

W samym przygotowaniu wykresu nie ma wielkiej trudności. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy dane są niejednoznaczne albo wnioski wyciąga się zbyt szybko.

1. Mieszanie różnych miar

Nie porównuj liczby wad, minut przestoju i kosztów w jednej serii. Najpierw wybierz jedno kryterium. Jeśli potrzebujesz pełniejszego obrazu, przygotuj kilka osobnych analiz.

2. Nieuporządkowane kategorie

Jeśli ta sama wada występuje pod kilkoma nazwami, wykres będzie zniekształcony. Przed zliczaniem uzgodnij słownik kategorii.

3. Dane z niewłaściwego okresu

Jedna nietypowa zmiana lub tydzień z awarią może zaburzyć wynik. Sprawdź, czy analizowany okres reprezentuje warunki, dla których chcesz podjąć decyzję.

4. Sztywne szukanie proporcji 80/20

Nie zaznaczaj automatycznie dwóch kategorii tylko dlatego, że stanowią około 20% wszystkich grup. Wykres ma pokazać rzeczywisty rozkład, a nie potwierdzić z góry przyjętą proporcję.

5. Uznawanie największej kategorii za przyczynę

„Zarysowania” opisują rodzaj problemu, nie mechanizm jego powstania. Do ustalenia przyczyn potrzebne są dalsze obserwacje i pomiary.

6. Ignorowanie kosztów i ryzyka

Wada rzadka, lecz niebezpieczna lub bardzo kosztowna, może wymagać pilniejszej reakcji niż najczęstszy drobny defekt.

7. Brak weryfikacji efektów

Po wdrożeniu usprawnień trzeba ponownie zebrać dane. Nowy wykres pomoże sprawdzić, czy liczba problemów spadła i czy zmienił się ich rozkład.

Diagram Pareto-Lorenza – szablon Excel do pobrania

Nie musisz budować arkusza od zera. Na stronie Pliki do pobrania Lean Action Plan znajduje się „Analiza Pareto – Lorenza” (pozycja 26). Materiał udostępniamy poprzez formularz, razem z innymi arkuszami pomocnymi w pracy nad danymi z produkcji.