5S – Jak wdrożyć i utrzymać 5S w biurze?

PORUSZAMY NASTĘPUJĄCE TEMATY:

Czym jest 5S?

Jak to się stało, że przywędrowało z produkcji do biura?

5S w biurze, czy chodzi o porządek na biurku?

 Czy od tego trzeba zacząć wdrażanie 5S?

 Czym różni się wdrażanie 5S na produkcji i w biurze?

 Czy w przypadku pracowników biurowych również występuje taki opór przed zmianą?

 Jak utrzymać wdrożenie 5S, żeby nie cofnąć się do stanu poprzedniego?

Krzysztof Pawłowski: Na początku chciałbym Wam pokazać nasze wartości, ponieważ też chciałbym nadać ramę naszemu spotkaniu. Ponieważ w Lean Action Plan sobie na początku roku usiedliśmy i stwierdziliśmy i budując misję i wizję, wypracowaliśmy też nasze wartości. Mówiliśmy sobie o odpowiedzialnej postawie, pozytywnych relacjach, ciągłym rozwoju i życiowej równowadze. I dzisiaj, jeżeli będziemy rozmawiać i mówić tutaj w kontekście 5S-a, to chciałbym, żebyście też z nami byli w tych wartościach. Chodzi mi przede wszystkim o tą odpowiedzialną postawę. My, pracując z ludźmi i dzisiaj spotykając się z Wami, chcemy pokazywać, że nie szukamy winnych, tylko rozwiązujemy problemy, nie ignorujemy, a okazujemy szacunek i także nie zmuszamy, a współpracujemy. Jeżeli te wartości są też dla Was bliskie, kojarzycie je, znacie, to proszę, potwierdźcie mi, że tak, że fajnie, że takie wartości chcecie też reprezentować. Więc jeżeli mogę prosić, to potwierdźcie te wartości, a ja dzisiaj Wam powiem, co będzie.

Wartości firmy - misja, wizja

Krzysztof Pawłowski: Więc co dzisiaj specjalnego? Dzisiaj specjalny nasz odcinek, bo gościem jest wyjątkowa osoba, powiem szczerze. Miałem ją okazję poznać tak trochę przypadkiem. Rok temu gdzieś się zgadaliśmy na mediach społecznościowych i tak się potoczyła nasza znajomość. Spotkaliśmy się ostatnio w Mielcu nawet, przy okazji konferencji, na której występowałem. Ale to nieważne, nie o to chodzi.

Czternaście lat w leanie, już dosyć spore doświadczenie. Jest leanliderem w Polskich Zakładach Lotniczych, czyli już międzynarodowa duża firma. Co ciekawe, z wykształcenia humanista i będę na pewno się o to pytał, jak to wpływa na pracę. Ale nie tylko. Może kojarzycie, pewnie duża część osób kojarzy fundację Lean Education i ona jest tam koordynatorem, dosyć mocno się udziela, wszystkie te akcje, i razem sobie również od tego roku współpracujemy w Lean Action Plan, gdzie Olimpia prowadzi dla nas szkolenia. Olimpia Niziołek. Proszę Cię, Olimpia, włącz mikrofon i ja już Cię daje na nasz wspólny ekran. Jesteś, już Cię wszyscy widzą. Olimpia, dwa pytania. Pierwsze takie o Twojej karierze trochę, doświadczeniach, a drugie to co ten humanizm, jak Ci się przydało to wykształcenie w tym leanie?

Olimpia Niziołek: No to na początek chciałabym się ze wszystkimi przywitać, tak że cześć wszystkim, witam serdecznie w dniu dzisiejszym. Tak jak Krzysztof przedstawił, nazywam się Olimpia Niziołek i w leanie mam ponad czternaście lat doświadczenia już w tym momencie. (Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o historii Olimpii – obejrzyj nagranie ze spotkania online)

Krzysztof Pawłowski: Olimpia, jakie masz takie doświadczenie z podejściem ludzi do 5S-a?

Olimpia Niziołek: Jak sobie przypomnę moje początki, gdzie tak naprawdę 5S było czymś całkowicie nowym, czymś co nie było oczywiste, to pamiętam sytuacje, gdzie kompletnie nie było ani wiedzy, ani tej kultury nastawionej na 5S, łącznie z takimi sytuacjami, gdzie niektórzy nie chcieli mnie do biura wpuścić i zamykali się od środka, mówiąc: „O, idzie ta, która nam tutaj chce poprzestawiać naszą pracę, zburzyć nasz ład i porządek. Przecież my sobie tu świetnie dajemy radę”. Po czym jak wchodziłam do tego biura, okazywało się, że tam w zasadzie wszystko jest, tylko ludzi nie widać. Tak że jak najbardziej takie doświadczenia.

Łącznie z takimi doświadczeniami, gdzie projekty kończyły się olbrzymim sukcesem, usprawnieniem prac, polepszeniem jakości, ale także były takie sytuacje, gdzie dochodziliśmy do wniosku: „Hm, chyba trochę przesadziliśmy i nie w tą stronę poszliśmy, co powinniśmy. Może za daleko, może nie tak”. Nie traktowałabym tego jako porażkę. Bardziej jako naukę.

Krzysztof Pawłowski: Zdarza się, że po diagnozie podchodzimy do naszego kierownictwa, mówimy, że jest widać potrzebę wdrożenia 5S-a, nawet ludzie trochę tego oczekują, wydajność jest na niższym poziomie i warto byłoby to zrobić. A kierownik: „5S, tak? To powiedz mu po prostu, żeby posprzątał”. Ja mówię: „Okej, to chyba nie o to chodzi, to nie jest ten poziom świadomości”. Więc praca nad świadomością jest ważna. Znasz takie przykłady?

Olimpia Niziołek: Jak najbardziej. Przychodzili nieraz menedżerowie, mówiąc: „Korporacja, firma, właściciel – w zależności od firmy – kazali mi wdrożyć 5S. Czyli co, ja mam posprzątać, co nie? Posprzątać muszę?”. I nakazywali bardzo często, nim jakiekolwiek szkolenia, jakiekolwiek budowanie kultury się odbyło, nakazywali pracownikom: „Słuchajcie, mamy za zadanie zrobić 5S. Macie wszystko tutaj posprzątać. Na błysk”. Po prostu. Co się działo? Oczywiście porządek na zewnątrz był.

Krzysztof Pawłowski: Przejdźmy do meritum dzisiejszej sprawy, czyli pierwszy krok. Pierwszy element naszego działania dzisiaj. Co to jest ten 5S? Olimpia, kieruję pytanie do Ciebie.

Jak wdrożyc i utrzymać 5S w biurze - KURS ONLINE

Kurs online

Jak wdrożyć i utrzymać 5S w biurze

optymalizowanie procesów biurowych
doskonalenie stanowiska i przepływu pracy
zwiększanie zaangażowanie pracowników w rozwój firmy

Zobacz szkolenie

Olimpia Niziołek: Ja to zawsze tłumaczę bardzo prosto, słuchajcie. To jest nic innego jak taka bardzo dobra organizacja stanowiska pracy. Czyli tej własnej przestrzeni roboczej. I w biurze jak my sobie to wyobrażamy? My sobie to wyobrażamy w ten sposób, że mamy nasze biurko, nasze szafki, szafeczki, szafy, w których mamy dokumentację i mamy to wszystko tak zorganizowane, że nie marnuję czasu na poszukiwanie. Nie marnuję czasu na zastanawianie się, gdzie mam konkretne dokumenty.

I co jeszcze? Ta dobra organizacja stanowiska pracy dotyczy przede wszystkim w biurach także pracy na komputerze. Czyli organizacji folderów, plików przede wszystkim na dyskach współdzielonych.

Cel całego 5S to jest eliminowanie wszelkiego marnotrawstwa. Czyli taka organizacja mojego stanowiska pracy, że nie szukam, nie marnuję czasu na poszukiwanie, na oczekiwanie, na zastanawianie się, gdzie zapisałam dany plik i tak naprawdę w przeciągu paru sekund ten konkretny dokument znajduję. Dobra organizacja stanowiska pracy to też taka, która zapewnia, że mogę iść spokojnie na urlop i nikt nie będzie mi tego urlopu zaburzał telefonami z pytaniami, gdzie są dane, gdzie sąd dokumenty, gdzie są raporty. Ja odpoczywam. Do tego dążymy.

Dzięki temu mamy wysoką wydajność stanowiska pracy, dzięki temu zapewniamy bardzo wysoką jakość, no i dzięki temu przede wszystkim zarabiamy, bo oszczędzamy nasze pieniądze. Czyli eliminujemy koszty tak zwanej złej jakości, eliminujemy wszelkiego rodzaju straty. Za to nam klient oczywiście płacić nie chce.

Krzysztof Pawłowski:  Wielokrotnie mieliśmy takie sytuacje, że to 5S to jest tylko u nas sprzątanie, sprzątanie, sprzątanie, też taki mit, że od tego zaczyna się lean i generalnie to jest tylko dla produkcji. Więc jakbyś tutaj to może sprostowała trochę i skomentowała.

Olimpia Niziołek: Oczywiście, że to nie jest tylko sprzątanie. To jest trzecie S tak naprawdę. Jeżeli byśmy tylko posprzątali, to teraz wyobraźcie sobie, że mamy bardzo dużo rzeczy niepotrzebnych w domu, na przykład w naszej szafie mamy ubrania, w których nie chodzimy, kompletnie ich nie używamy, ale z racji, że tylko sprzątam, to po prostu je układam i chowam. I dalej mam bardzo dużo rzeczy niepotrzebnych. Z pozoru mam czysto, ale tak naprawdę nie zorganizowałam sobie wolnej przestrzeni, nie zorganizowałam sobie lepszego wykorzystania mojego czasu i dalej muszę szukać.

Tak samo jest w pracy. Jeżeli tylko i wyłącznie posprzątam, to wrzucę wszystkie rzeczy, których tak naprawdę nie wiem, czy używam, czy nie, bo nie przeanalizowałam, i wrzucę je gdzieś do szafy, i później będą mi tylko i wyłącznie zajmowały miejsce.

Analogia w komputerze, jeżeli tylko posprzątam, to zrobię sobie na pulpicie tak zwany folder „Inne” i do niego wrzucę wszyściusieńko to, co nie wiem, co z nim zrobić. Wszystkie dokumenty tam wylądują.

Od tego leanu nie zaczynamy. Dlaczego? Oczywiście jest to jedno z działań, które na pewno musimy wykonać gdzieś na samym początku, natomiast ja zawsze zaczynam każde wdrożenie od tego, że identyfikuję strumienie wartości, czyli główne, kluczowe procesy w organizacji, identyfikuję ich właścicieli i identyfikuję głównych klientów. Ja muszę wiedzieć dla kogo my w tym momencie świadczymy tą naszą pracę, dla kogo my wykonujemy daną usługę i kto jest moim klientem. I tutaj w przypadku firm, które są firmami nie typowo usługowymi, ale produkcyjnymi, które oczywiście mają działy biznesowe, bardzo ważna informacja. Waszym klientem jest klient wewnętrzny. Wy świadczycie pracę dla kogoś wewnątrz firmy. Ktoś od Was odbiera rezultat Waszej pracy. I zaczynamy od tego właśnie wdrażanie, że identyfikujemy te główne procesy, identyfikujemy klientów.

5S to jest kolejny krok, który będzie dążył do tego, żebyśmy zbudowali właśnie przepływ w naszych procesach, bo to jest narzędzie także do budowania przepływu. Na pewno nie do sprzątania.

No i nie tylko dla produkcji. Zdecydowanie. Wyobraźcie sobie fabrykę, do której wchodzicie, macie przepięknie zorganizowaną produkcję. Tam są wszystkie wytyczne 5S wdrożone. Ale już na dzień dobry wejście do recepcji. Wchodzicie do recepcji spółki, gdzie panuje chaos, nieład, gdzie pani bądź pan nawet nie wiedzą, że mieliście przyjechać do firmy i zaczyna się nerwowe poszukiwanie dokumentów. Zaczynają się nerwowe telefony z pytaniem, do kogo przyjechaliśmy. To jest to pierwsze wrażenie. Czyli dla biznesu to 5S jak najbardziej tak.

Niektórzy mówią 6S, tak zwane safety. Tak, zgadzam się, bezpieczeństwo na każdym kroku jest bardzo ważne, czy w biznesie, czy produkcji. I ważne, co bym chciała podkreślić, w biznesie, w biurach też zdarzają się wypadki, nie rzadziej niż na halach produkcyjnych. Zdarzają się na przykład upadki z krzeseł, zdarzają się upadki ze schodów, zdarzają się inne zdarzenia okołowypadkowe. Tak że bezpieczeństwo na każdym kroku jest bardzo istotne.

Krzysztof Pawłowski: Kiedy powinniśmy zastosować 5S?

Olimpia Niziołek: Takie najprostsze przykłady z biur. Szukamy na przykład papieru do drukarki. Idę do drukarki, dochodzę do tej drukarki i chcę wydrukować konkretny dokument. Nawet się udało, tusz jest czy toner, ale niestety brakuje papieru. No i papieru nie ma. W szafeczce obok papieru nie ma. Nawet nie wiadomo, gdzie tego papieru szukać. I w tym momencie zaczynamy chodzić i podpytywać wszystkich dookoła: „Słuchaj, gdzie jest papier do drukarki?”. I zobaczcie, co się dzieje. Zaczynamy w tym momencie przeszkadzać tak naprawdę w realizacji procesu, bo ja potrzebuję wsparcia.

Kolejny taki klasyk – szukamy dziurkacza, szukamy zszywacza. Bardzo często. Potrzebujemy coś zszyć albo rozszyć i zaczynamy nerwowe poszukiwanie właśnie tego narzędzia naszej podstawowej pracy.

Szukanie w komputerze. Co robimy w naszych komputerach? Właśnie dlaczego to nie jest sprzątanie? Bo jeżeli mamy taki pulpit jaki tutaj widzimy, jeżeli ja bym tylko i wyłącznie posprzątała, to ja bym zrobiła bardzo prosto z tymi dokumentami. Po prostu wrzuciłabym je do innych folderów. Na zasadzie przyporządkowania, kompletnie bez analizy, czy one są mi potrzebne, czy ja już ich kompletnie nie będę wykorzystywać w przyszłości, wrzuciłabym je gdzieś do folderów. A tym samym zajmuję sobie powierzchnię na dysku i powoduję, że szukać będę jeszcze dłużej.

Taka klasyka w biurach – możemy szukać wielu rzeczy tak naprawdę. Ale dlaczego potrzebujemy właśnie tej pierwszej selekcji, nie tylko sprzątania? Wyobraźcie sobie dział personalny, który zajmuje się tak zwaną administracją kadrową. Mamy tam pełno dokumentów pracowniczych. Mamy akta pracownicze, mamy umowy, mamy aneksy do umów, mamy zgłoszenia do ZUS-u i innego typu dokumenty. I teraz wyobraźmy sobie, że trzymamy te dokumenty wszystkie nie w archiwum mimo obowiązku, tylko zamykamy w szafeczkach w biurze i nie archiwizujemy, nie robimy selekcji. Do tego dokładamy wszystkie CV pracowników, drukujemy i jeszcze je wpinamy. Słuchajcie, zajmujemy sobie przestrzeń biurową tak naprawdę. Musimy zrobić tą selekcję, które rzeczy nam są potrzebne, które są nam niepotrzebne. Musimy popatrzeć, czy nie mamy pięciu kopii tego samego dokumentu, bo niestety nam się to może zdarzyć. Dlatego to jest bardzo istotne.

Krzysztof Pawłowski: Co daje 5S? Ja tak z twardej strony powiem. Jeżeli eliminujemy nasze marnotrawstwo, czyli straty w procesie, główną stratą wynikającą z wdrożenia 5S, z którą chcemy walczyć, jest przede wszystkim szukanie i też nadmierne ruchy. Myślę, że tutaj spokojnie 30% czasu nawet możemy oszczędzić. Oczywiście, to się też przekłada na wydajność pracy. Mamy więcej czasu, możemy więcej zrobić.

Te wyniki są oczywiście różne w zależności od specyfiki firmy i też poziomu doświadczenia oraz wiedzy, więc to są takie orientacyjne liczby. Można powiedzieć również 100% – co czasem naprawdę działania 5S-owe powodują niwelację wszystkich możliwych błędów.

To są twarde rzeczy. A Olimpia, z takich miękkich tematów, co daje 5S ludziom? Bo to są liczby, które ja pojadę i powiem w firmie, że takie będą wyniki i oni: „Tak, to zapraszamy”, ale tak po ludzku jakby to przełożyć na taki język, co daje 5S?

Olimpia Niziołek: Ja tak na kilku przykładach to podam. Ale zacznę od tego. Słuchajcie, przede wszystkim nam to daje taki spokój wewnętrzny. Po prostu wiem, że idąc do pracy kolejnego dnia… Wyobraźcie sobie teraz niedzielę, jutro jest poniedziałek. Ja przychodzę do tej pracy w poniedziałek i ja wiem, że ja mam wszystko płynnie. Będzie szło płynnie, nie będę marnować czasu na szukanie, na nerwowe bieganie, na poszukiwanie raportu, który mój prezes chce na tak zwane już, ale ja nie wiem, gdzie on się znajduje, bo nie pamiętam, gdzie zapisałam. A już najgorsza sytuacja, muszę zastąpić kolegę bądź koleżankę i nie mam pojęcia, gdzie szukać. A kolega na urlopie i nie odbiera telefonu. A koledzy bądź dyrektor ode mnie już żąda, żeby przesłać dane, no bo przecież mamy je przygotowane. Czyli tak naprawdę zapewniam sobie taki spokój.

Nie irytuje mnie to, że koleżanka obok na stanowisku pracy ma taki chaos, że ja nic przez to stanowisko pracy nie widzę. Wyobraźcie sobie, że siedzicie z takim bałaganiarzem, który ma tendencję do chomikowania wszystkiego. I stos dokumentów leżących wokół niego. Na ziemi dokumenty, na parapecie dokumenty i zabiera jeszcze moją przestrzeń również. A ja nie mogę dokumentów znaleźć, bo niestety na moim biurku leżą jego dokumenty i, mówiąc kolokwialnie, moje rzeczy.

Z przykładu takiego najprostszego, praktycznego, wyobraźmy sobie teraz sytuację, że jesteście nowo zatrudnionym pracownikiem firmy i dostajecie na wstępie informację, że proszę zgłosić się do działu kadr, do działu personalnego. I taką informację dostajecie na wejściu, gdzieś przez ochronę. I ochroniarz mówi: „Proszę tam iść prosto, a tam już pan/pani znajdzie”. I nie ma żadnych znaków wizualnych. Kompletnie. Nie ma opisu. Wiemy, że mamy stawić się do działu kadr, mamy podane imię i nazwisko osoby, ale ja nie wiem gdzie iść. Dochodzę do jednych drzwi, dochodzę do drugich drzwi – dalej nie wiem gdzie iść. W końcu udaje mi się, pytając, dojść do biura, wchodzę na open space, tam mamy trzydzieści osób, a ja nie mam kompletnie pojęcia, do kogo mam trafić. Czyli tak naprawdę marnujemy swój czas i marnujemy czas tych osób, które tam pracują, bo non stop kogoś próbujemy się dopytać. I wszyscy troszeczkę poirytowani tak naprawdę, bo ktoś im przeszkadza w ich pracy, czyli zaburzamy ten cykl.

Dobra organizacja stanowisk pracy na pewno podnosi morale pracowników. My jako ludzie lubimy pracować w miejscach, gdzie jest czysto, przyjemnie, schludnie, dobrze zorganizowane i wiem, że będę mieć spokojny dzień pracy. To automatycznie powoduje, że idę odstresowana do tej pracy. Idę, bo ją lubię. Idę, bo się czuję tam bezpiecznie. Ja wiem, że nie będę mieć tam zagrożeń z zakresu na przykład ergonomii pracy bądź zagrożeń z zakresu bezpieczeństwa tej pracy. To przede wszystkim.

Zdecydowanie. Więc dużo korzyści z tego można wyciągnąć. Ta irytacja, ona wpływa na wszystkie te elementy. Właśnie ona nawet wpływa na te twarde liczby. Jeżeli jesteśmy poirytowani, nie możemy być wydajni, nie możemy być efektywni i popełniamy większą ilość błędów. Więc to tak naprawdę się przekłada na sukces wtedy firmy.

Krzysztof Pawłowski: Jeżeli chcemy wrażać 5S, to musimy wiedzieć, że nie każdy jest na odpowiednim poziomie świadomości. Większość osób zna 5S, kojarzy, więc ma doświadczenia z tym. Ale jest też wiele firm, które tak naprawdę dopiero poznają to narzędzie. Więc w pierwszym kroku jest praca nad świadomością. My to nazywamy rewolucją świadomości, bo niektórym to trzeba pokazać na nowo, otworzyć oczy na swoje procesy. Ciężko im, tak jak nam, spojrzeć na coś z boku. My przechodzimy, wskazujemy, pokazujemy, a ktoś: „Aha, no faktycznie tak jest”. Więc nam jest łatwiej. Więc jak, Olimpia, u Ciebie wyglądała ta rewolucja na początku? Wdrażając 5S, robiąc działania z ludźmi, też musiałaś przejść pewnego rodzaju taką metamorfozę z nimi. Więc jakimi krokami, jakiej wskazówki byś jeszcze udzieliła, żeby przejść przez ten etap?

Olimpia Niziołek: W zasadzie w każdej firmie, w której miałam przyjemność wdrażać narzędzia lean, przechodziłam dokładnie przez te same kroki. Tak naprawdę na początku ludzie muszą zrozumieć, że 5S czy Lean Management to nie jest działanie jednorazowe. Czyli to nie jest projekt, który zaczynamy dzisiaj i kończymy przykładowo za miesiąc czy za dwa.

Od tego zaczynamy, czyli budowanie świadomości, budowanie tej tak zwanej kultury ciągłego doskonalenia. Tutaj na samym początku powiedzieliśmy o wartościach. Nie szukamy winnych i chcemy, żebyśmy głośno mówili o wszelkich problemach. Czyli zaczynamy od tego, żeby ludzi przekonać i pokazać im, że najważniejsze jest głośno mówić o problemach, głośno mówić o stratach, które widzą i o tym, co im po prostu, tak mówiąc najprościej, przeszkadza w realizowaniu zadań. I angażujemy poszczególnych pracowników do kroków z zakresu 5S.

Co jeszcze? Tak naprawdę nim zaczniemy jakiekolwiek rewolucje… To nie może być rewolucja tak naprawdę. To musi być stopniowe pokazanie, co nam to 5S daje. Musimy zaangażować kadrę menedżerską. Bez zaangażowania kadry menedżerskiej będzie nam bardzo ciężko. Menedżerowie muszą wiedzieć i rozumieć, że 5S jest to narzędzie do budowania przepływu, narzędzie, które pozwoli wyeliminować straty, czyli na przykład oczekiwania, przestoje, złą jakość czyli wszelkiego rodzaju braki, opóźnienia. Tłumacząc bardzo prosto, jest to narzędzie, które pozwoli na przykład zapobiec podwójnej płatności. Jest to narzędzie, które pozwoli zapobiec podwójnemu zadzwonieniu i umówieniu na rozmowę rekrutacyjną tego samego kandydata. Dzięki dobrej organizacji stanowiska pracy nie będziemy mieć sytuacji, że nie zapłacimy naszemu dostawcy, a tym samym nie będziemy mieli nieopłaconych zobowiązań.

Krzysztof Pawłowski: Organizując wdrożenie, musimy wyznaczyć sobie czas, ramy czasowe i dać ludziom jasny sygnał, że chcemy to robić, ale wy też macie na to czas. Więc jak tak technicznie organizujesz takie wdrożenie?

Olimpia Niziołek: Na początku wybieramy obszar pilotażowy. Czasem ten obszar pilotażowy sam się zgłasza na ochotnika, czasem niestety musimy zadecydować wspólnie z managementem, od którego obszaru zaczynamy. I zaczynamy od obszaru, który jest kluczowy z punktu widzenia naszego klienta. To jest ten punkt, gdzie powinniśmy rozpocząć, bo tam chcemy zbudować przepływ. Czyli na początek właśnie tak jak powiedziałam, te procesy, strumienie wartości są bardzo istotne, żebyśmy je znali, bo wtedy wiemy, gdzie zacząć.

No i powołujemy w tym momencie zespół projektowy. Teraz wyobraźmy sobie w praktyce. To może być jedno biuro, na którym będziemy prowadzili pilota. Nie robimy warsztatów od razu w całej firmie, bo nie mamy tylu zasobów, a tym bardziej osoba koordynująca cały projekt od strony właśnie tego leanu nie jest w stanie być jednocześnie we wszystkich miejscach.

I tutaj by można popełnić bardzo dużo błędów, chociażby taki, że wprowadzimy całkowicie inne standardy w zależności od tego, w którym miejscu będą te warsztaty prowadzone. Czyli zrobimy sobie własne standardy, a chodzi o to, żebyśmy w firmie mieli wypracowany jeden wspólny standard.

W związku z czym wybieramy obszar pilotażowy. Wybieramy szefa tego obszaru pilotażowego. Czyli jak chcemy wdrożyć zasady 5S w danym obszarze, to musimy wybrać lidera warsztatów. Takiego lidera wdrożenia. I tutaj najlepiej sprawdza się sytuacja, kiedy będzie to albo kierownik czyli menedżer danego obszaru, bądź też wytypowana przez niego osoba, jeżeli menedżer fizycznie nie siedzi w danym biurze. Tak że albo osoba wytypowana, albo menedżer. Zazwyczaj jest to jednak menedżer. W takich warsztatach będą brały udział wszystkie osoby, które fizycznie zajmują dane pomieszczenie. Czyli jeżeli mamy pomieszczenie, w którym mamy przykładowo ten dział kadr czy dział personalny i mamy tutaj na przykład osiem osób, to wszystkie osiem osób musimy zaangażować do tych warsztatów.

Co z opornymi? Oporni zazwyczaj sami się w którymś momencie zaczynają angażować, jak widzą, że cały zespół pracuje. Nie mają w którymś momencie wyjścia. Zaczyna być im, mówiąc kolokwialnie, głupio, że oni nic nie robią i zaczynają coś po swojemu, na początku małymi krokami przestawiać. Czasami ci oporni stoją z boku aż do końca warsztatów i niewiele chcą nam pomóc. Jeżeli ktoś stawia bardzo duży opór, na początku go zostawmy. Ważne, że mamy tutaj wsparcie pozostałych osób.

Od razu zauważamy lidera zmiany, od razu zauważymy osoby, które są zaciekawione zmianą i „zobaczymy, jak to będzie, zobaczymy, spróbujemy”, no i będą ci oporni, na pewno. Mogą się zdarzyć. Przede wszystkim na początek przekonujemy tych wszystkich, którzy chcą z nami popracować, a zobaczycie, że oporni sami się przyłączą, a później będą największymi sprzymierzeńcami tej zmiany. Jak zobaczą efekty dla siebie. Nie tylko dla firmy, bo to jest bardzo istotne w 5S, jak i w całym leanie. Pracownik musi zobaczyć, co jemu to daje. Tak jesteśmy skonstruowani. Co mi to daje, po prostu. Jak zobaczymy te efekty, to wtedy będziemy promować to na całą firmę.

Spotkania projektowe, wyznaczenie tempa pracy – też bardzo ważne. Na początek ustalamy sobie plan, a później cele długoterminowe, cele krótkoterminowe, które będziemy realizować i stopniowo zaczynamy realizować nasze warsztaty.

Krzysztof Pawłowski: A sam warsztat, te kroki? Jakbyś przybliżyła pokrótce, jak przejść przez te pięć kroków?

Olimpia Niziołek: Zaczynam tak, że na początku faktycznie siadam do stołu ze wszystkimi pracownikami, bo trzeba ich przeszkolić. Jest to szkolenie, które trwa maksymalnie do 45 minut. To jest taki maksymalny czas. Dlatego że wszyscy pracownicy muszą zrozumieć, czym jest 5S, zrozumieć kroki i zobaczyć, że to nie jest nic takiego strasznego. Czyli podstawy wiedzy teoretycznej, ale absolutne minimum i jak najwięcej przykładów, które tutaj podajemy.

Następnie idziemy wszyscy na tak zwany… ja nie lubię słowa audyt, bo ono się trochę źle czasami kojarzy. Ja lubię słowo przegląd. I tak możemy mówić pracownikom, bo jak usłyszą audyt, to się nam mogą od razu zamknąć, niestety. Wejdzie audytor i audytor będzie szukał tutaj błędów. Tak oczywiście nie jest. Audytorzy nie są po to, żeby błędy wyszukiwać, natomiast czasami to pokutuje, w wielu, wielu firmach to zauważałam, w związku z czym mówimy: „Idziemy, zrobimy przegląd, zobaczymy, jak wygląda dzisiaj sytuacja”. Całkowicie na chłodno oceniamy i robimy zdjęcia.

Robimy zdjęcia stanu obecnego, tak żebyśmy później mogli usiąść razem wszyscy z naszym zespołem wdrożeniowym i zobaczyć, jak sytuacja wygląda. Możemy nawet nagrać filmik z danego pomieszczenia i udokumentować wszystko. Też świetnie się sprawdza, bo później krok po kroku możemy prześledzić całą sytuację.

Kolejnym krokiem jest selekcja. I selekcja polega na tym, że będziemy wyrzucać na środek na początku… na początku ja zawsze mówię: „Robimy duży bałagan, bo musimy wyciągnąć wszystko tak naprawdę”. „Szczególnie jak mówimy o dokumentacji. Jak mówimy o rzeczach z komputera, to ta selekcja troszeczkę inaczej będzie wyglądała i zaraz o tym powiem. Ale jak mówimy o dokumentacji, to na początek warto by wyciągnąć wszystko i zobaczyć, co my w ogóle mamy tak naprawdę. Bo może okazać się, że jesteśmy typowym typem chomika i będę mieć dokumenty nawet sprzed kilku, kilkunastu lat. Ja w niektórych firmach znajdowałam nawet dokumentację z lat 60-tych, 70-tych, a najstarsza dokumentacja, która była, to były dokumenty dokładnie z 52 roku. W biurach, nie w archiwach co ciekawe. Tak że w szczególności tam gdzie firmy są z długą tradycją, popatrzcie, bo pracownicy bardzo lubią chować rzeczy.

Nawet u bardzo świadomych menedżerów, nawet u bardzo świadomych i dojrzałych biznesowo ludzi, którzy na co dzień wdrażają te zasady w firmach, nawet u nich tak naprawdę bywa z tym problem. Ja sama się na tym czasem łapię. Etap selekcji to jest najtrudniejszy etap. Bo szkoda mi coś wyrzucić, bo ja nie jestem przekonana, czy to aby się nie przyda. W związku z czym na początek my musimy mocno przeanalizować i oddzielić rzeczy potrzebne od niepotrzebnych. Będą takie rzeczy, z którymi nie wiemy co zrobić i tam dalej będziemy mówić o zasadzie czerwonej kartki, czyli o tak zwanym zastanowieniu się, co z tymi rzeczami zrobimy.

Jak już uda nam się ten pierwszy etap, to drugim etapem, drugim krokiem wdrożenia jest tak zwana systematyka. Czyli ustalamy, gdzie nasze rzeczy będą leżeć. I przykład z kuchni – kuchnia jest świetna – widelce, łyżki, noże. Zazwyczaj mamy na to takie pojemniczki, szufladki. Nie wrzucamy wszystkiego na jedną kupkę, bo później musielibyśmy szukać i marnować czas żeby znaleźć konkretną rzecz, tylko oddzielamy od siebie i ustalamy, w jakiej szafce to będzie leżeć. I nie zmieniamy tych szafek co dwa dni, bo by utrudniało nam to proces.

Kolejny etap to jest dopiero sprzątanie. Zauważcie, to jest dopiero trzeci krok. Jak już wiem, co zostaje, jak już wiem, gdzie to będzie leżeć, to dopiero w tym momencie zaczynam sprzątać. I w biurze ścieram kurze, wycieram szafki, wycieram dokumenty – w dokumentacji jest pełno kurzu.

W komputerze, jeżeli zrobiłam ten pierwszy etap selekcji i usunęłam wszystkie foldery, wszystkie pliki, wszystkie dokumenty, do których nie pamiętam kiedy nawet zaglądałam i na pewno nie są mi potrzebne i zrobiłam systematykę, czyli ułożyłam to w odpowiednich folderach… Pamiętajcie, że to robimy w zespole, bo jeżeli korzystamy z dysków współdzielonych, to nie możemy sobie zrobić własnego systemu. My musimy ten system zrobić z całym zespołem i to zespół będzie decydował. Czyli praca zespołowa, burza mózgów tu jest bardzo istotna. Następnie sprzątam, czyli przenoszę wszystkie dokumenty do właściwych folderów i do właściwych lokalizacji.

No i kolejno wyznaczam standardy. Ja robię najprościej: robię zdjęcie. Robię zdjęcie, jak ma wyglądać. Robię screeny z ekranu i mówię: „Słuchajcie, taki jest nasz wypracowany tutaj w zespole standard”.

Krzysztof Pawłowski: I ostatni krok to samodyscyplina, który jest szczególnie trudny.

Olimpia Niziołek: To bardzo ważny aspekt, że nie sprzątamy od święta przysłowiowego, czyli nie sprzątamy na zasadzie raz w miesiącu robimy wielkie sprzątanie, tylko wpajamy pracownikom zasadę sprzątam po zakończeniu etapu mojej pracy. Czyli teraz jeżeli pracujemy nad konkretnym dokumentem, przykładowo fakturą, to nie odkładam faktury na kupkę do jakiejś kuwetki czy szufladki, tylko od razu dokumenty odkładam w wyznaczone miejsce, tak żeby one się nam nie kumulowały. Tak samo z dokumentacją elektroniczną, bo obieg faktur jest elektroniczny w wielu firmach dzisiaj. Nie robię sobie bałaganu na pulpicie, tam wrzucając wszystkie faktury, tylko od razu powinny one mi wpadać w odpowiednią lokalizację, w odpowiedni folder. I sprzątam po zakończeniu pracy koniecznie. Nie wychodzę z biura do momentu, kiedy moje biurko i moje stanowisko pracy nie będzie wyglądało zgodnie ze standardem. Nie zostawiam brudnych kubków, filiżanek pod biurkiem i na parapetach. Robię selekcję, usuwam to, co jest mi niepotrzebne i z czego już nie będę korzystać, i dopiero później sprzątam i mogę wyjść. To jest trudne, ale ważne.

Krzysztof Pawłowski: Niewiele osób może sobie to uświadamia, że na etapie utrzymania zmian kluczową rolę odgrywają liderzy (narzędzia, obszarów), którzy będą mieli na to czas i będzie to w ich kompetencji. To ich zaangażowanie będzie utrzymywało stabilizację i ciągłą poprawę. To jest klucz przede wszystkim.

I teraz może, Olimpia, podpowiedz trochę z socjologii, jacy liderzy powinni tutaj być, kogo tutaj do tego zaangażować?

Olimpia Niziołek: Nauczono mnie podczas studiów i pracy zawodowej również, pewnej rzeczy. Mianowicie umiejętności dobierania właściwych kompetencji do właściwych zadań. Tutaj troszeczkę też psychologii jest potrzebne. Jeżeli byśmy na takiego lidera wdrożenia 5S, lidera całego zespołu 5S wyznaczyli osobę, która jest po prostu bałaganiarzem, która nie widzi, to nie możemy wierzyć w to, że będzie powodzenie. Dlaczego? Dlatego, że nawet gdy będzie bardzo zaangażowana, ona po prostu nie będzie dostrzegać. Czyli liderem 5S musi być osoba, która troszeczkę poniekąd jest pedantyczna.

Poza tym musi umieć komunikować się z ludźmi. To musi być osoba, która jest otwarta na ludzi, otwarta na propozycje i otwarta na rozmowę. Jeżeli tutaj damy introwertyka, który generalnie boi się wyjść do zespołu i woli pracować na przykład przy tematach analitycznych, generalnie raczej jest indywidualistą niż członkiem zespołu, to również to 5S będzie bardzo trudne do wdrożenia. Czyli osoba, która jest otwarta, komunikatywna, lubi pracować z ludźmi, ale umie też słuchać tych ludzi. Nie narzuca swojego zdania, tylko rozmawia o pomysłach i jest takim liderem zmiany. Czyli nie autokrata, który rządzi, tylko menedżer, lider, który wyciąga wszystkie pomysły od swoich pracowników. Czyli taka osoba, która pamięta, że potęga zespołu tkwi w członkach tego zespołu, a nie w samym liderze i to członkowie zespołu będą mieć jak najwięcej tych dobrych pomysłów.

Tak że lider otwarty, komunikatywny, słuchający, a nie tylko słyszący. On musi słuchać. On musi być również takim motorem, taką lokomotywą tej zmiany, bo on musi pociągnąć za sobą tych ludzi. Czyli musi mieć tą cechę w sobie, która pozwala, że ja go widzę i ja za nim idę. Swoją postawą musi to kreować.

Czy zawsze to będzie menedżer? Niekoniecznie. Czasami to będzie pracownik z biura, który po pierwsze lubi ład, lubi porządek, widzi potrzebę selekcji, widzi potrzebę standardów i do tego jeszcze lubi pracować z ludźmi i będzie członków zespołu angażował.

Krzysztof Pawłowski: Liderzy też potrzebują od nas dostać wsparcie. Bo ta część ludzka jest mega istotna w utrzymaniu, ale zawsze się mówi w samodyscyplinie jeszcze O dodatkowych narzędziach. Mówimy o audytach chociażby tych 5S-owych, gdzie jest  formularz, Mamy też tablice 5S-owe, księgę standardów, czy spotkania podsumowujące. Więc jak korzystać z tych narzędzi, Olimpia?

Olimpia Niziołek: Jeżeli mówimy o przeglądach, o audytach 5S, to nie jest powiedziane, że za każdym razem musimy przechodzić przez cały formularz. My możemy sobie ustalić wewnątrz firmy, że audytujemy codziennie, co drugi dzień, raz w tygodniu, raz w miesiącu. Tak naprawdę to kwestia naszych wewnętrznych ustaleń. I możemy powiedzieć, że audytujemy wybrany fragment.

Co tu pomaga? Pomagają tutaj zdjęcia i wizualizacja. Czyli jeżeli mamy ustalone standardy, w jaki sposób powinno nasze biuro, nasze miejsce pracy, nasza szafa, nasz komputer i foldery wyglądać, to my w danym konkretnym dniu audytujemy dokładnie ten jeden element. Bierzemy zdjęcie i patrzymy, czy stan rzeczywisty odpowiada temu, co ustaliliśmy sobie w naszych standardach.

Co ja mogę audytować? Ja mogę audytować chociażby to – tutaj do księgi znaków nawiążę – czy pracownicy wykorzystują papiery firmowe do pisma, czy pracownicy stosują standard podpisów elektronicznych w mailu, czy on nie odbiega na przykład czcionką bądź kolorystyką. I to może być dokładnie ten jeden punkt, który ja w danym dniu audytuję. Nic poza tym. Pozostałe elementy nie podlegają ocenie w danym dniu. Oczywiście zwracam na nie uwagę, nie przechodzę obojętnie. Jeżeli leży stos dokumentów na ziemi, to nie podnoszę nogi i nie przechodzę nad nimi, natomiast oceniam jeden konkretny punkt i to bardzo pomaga.

Księga standardów, księga znaków firmy – generalnie stwórzmy sobie taki katalog, który będzie dla nas podstawą do oceny, jakich standardów my w fabryce oczekujemy. No i to musi żyć. To będzie się cały czas rozbudowywało, w związku z czym tych standardów będzie przybywać. I uważajmy na jedno, żebyśmy w którymś momencie nie poszli za daleko. Żebyśmy też nie poszli w nadinterpretację. Na przykład oznaczanie szafy, że jest to szafa. Nie tędy droga, a tak też się spotkałam. Szafa opisana, że szafa nie pomaga w niczym. My musimy wiedzieć, co w tej szafie się znajduje, jakie konkretne dokumenty i pod tym kątem ustalamy księgę standardów.

Olimpia Niziołek o kursie 5S w biurze:

Ja bym ten kurs nazwała takim kompendium wiedzy. Takim, które przyda się zarówno osobom, które zaczynają całkowicie od podstaw, jak i tym, które chcą sobie usystematyzować wiedzę bądź tą wiedzę rozbudować. Dlatego że tak naprawdę w tym kursie znajdziecie informacje o tym, czym w ogóle jest 5S, znajdziecie informacje o krokach i narzędziach wykorzystywanych podczas 5S i znajdziecie dużo przykładów dobrych praktyk, a także informacje i porady czego unikać, jakich błędów nie popełnić.

     ZOBACZ WIĘCEJ:

2020-09-03T13:28:41+00:00
12

5S – Jak wdrożyć i utrzymać 5s w biurze?

napisano przez: Aleksandra Polak Do przeczytania w 25 min
0